Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI VIP CAR – GRUPA SCN Data obowiązywania: 13.09.2026 r. 1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem serwisu VIP Car – Grupa SCN, dostępnego pod adresem: https://vipcar.scngroup.pl jest: SUDECKIE CENTRUM NIERUCHOMOŚCI PRZEMYSŁAW BIERNACKI ul. Kłodzka 57/2 57-360 Ołdrzychowice Kłodzkie NIP: 8831831110 REGON: 389728674 Marka: VIP Car – Grupa SCN Kontakt: e-mail: kontakt@scngroup.pl telefon: 665 555 177 W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem za pomocą powyższych danych kontaktowych. 2. ZAKRES POLITYKI PRYWATNOŚCI Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu VIP Car – Grupa SCN, w szczególności: - osób przeglądających ofertę pojazdów, - osób składających rezerwację, - klientów wypożyczalni, - osób posiadających konto użytkownika, - osób kontaktujących się z Administratorem, - osób zawierających umowę najmu pojazdu, - osób uczestniczących w procesie wydania i zwrotu pojazdu. 3. JAKIE DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ PRZETWARZANE W zależności od sposobu korzystania z serwisu oraz etapu realizacji rezerwacji lub najmu Administrator może przetwarzać w szczególności: a) dane identyfikacyjne: - imię, - nazwisko, b) dane kontaktowe: - adres e-mail, - numer telefonu, c) dane związane z rezerwacją: - wybrany pojazd, - termin rozpoczęcia i zakończenia najmu, - sposób lub miejsce odbioru pojazdu, - numer rezerwacji, - status rezerwacji, - informacje dotyczące zmiany lub anulowania rezerwacji, - uwagi przekazane przez klienta, d) dane potrzebne do przygotowania i realizacji umowy najmu: - adres zamieszkania lub adres korespondencyjny, - miejscowość, - kod pocztowy, - dane prawa jazdy, - dane przedsiębiorcy, jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca, - NIP, - inne dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia dokumentacji najmu, e) dane dotyczące konta użytkownika: - adres e-mail, - zabezpieczone dane uwierzytelniające, - dane profilu klienta, - historia rezerwacji, f) dane i dokumenty związane z realizacją najmu: - umowy najmu, - protokoły wydania pojazdu, - protokoły zwrotu pojazdu, - informacje dotyczące stanu pojazdu, - dokumentacja zdjęciowa związana z wydaniem lub zwrotem pojazdu, - podpisy składane w związku z dokumentacją najmu, g) dane techniczne i związane z bezpieczeństwem: - adres IP, - informacje techniczne dotyczące urządzenia i przeglądarki, - identyfikatory sesji, - daty i godziny wykonywanych operacji, - logi systemowe, - informacje dotyczące zdarzeń związanych z bezpieczeństwem serwisu. Administrator nie wymaga przekazywania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, wyznaniu, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, orientacji seksualnej ani innych danych określonych w art. 9 RODO. Użytkownik nie powinien przekazywać takich informacji w polach tekstowych lub uwagach, jeżeli nie jest to konieczne. 4. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach: a) przedstawienie oferty, sprawdzenie dostępności pojazdu i podjęcie działań na żądanie klienta przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, b) przyjęcie i obsługa rezerwacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, c) kontakt z klientem w sprawie rezerwacji, jej potwierdzenia, zmiany, anulowania, odbioru lub zwrotu pojazdu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, d) przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy najmu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, e) prowadzenie konta użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, f) przygotowanie dokumentacji wydania i zwrotu pojazdu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, g) dokumentowanie stanu pojazdu oraz zabezpieczenie interesów Administratora i klienta w przypadku szkody lub sporu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, h) realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, i) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, j) zabezpieczenie serwisu, zapobieganie nadużyciom, nieuprawnionemu dostępowi i innym naruszeniom bezpieczeństwa – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, k) prowadzenie logów technicznych i administracyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania systemu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, l) przesyłanie informacji marketingowych lub handlowych – jeżeli takie działania zostaną uruchomione, na podstawie zgody użytkownika albo innej podstawy prawnej dopuszczonej obowiązującymi przepisami. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w szczególności ochrona mienia, zabezpieczenie dowodów dotyczących realizacji najmu, zapewnienie bezpieczeństwa systemu oraz ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi. 5. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. Podanie danych wymaganych w procesie rezerwacji lub najmu jest jednak konieczne do obsługi rezerwacji, przygotowania dokumentów oraz zawarcia i wykonania umowy najmu. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić dokonanie rezerwacji lub wynajem pojazdu. 6. KONTO UŻYTKOWNIKA Serwis może umożliwiać utworzenie konta użytkownika. Konto pozwala w szczególności na dostęp do informacji dotyczących rezerwacji oraz innych funkcji dostępnych dla klienta. Hasła użytkowników nie są przechowywane w postaci jawnej. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania danych logowania w poufności i nieudostępniania ich osobom trzecim. 7. REZERWACJA BEZ KONTA Jeżeli serwis umożliwia dokonanie rezerwacji bez utworzenia konta, dane przekazane przez klienta są przetwarzane w celu obsługi konkretnej rezerwacji oraz ewentualnego przygotowania umowy najmu. Serwis może wygenerować indywidualny odnośnik umożliwiający klientowi dostęp do informacji związanych z jego rezerwacją. Użytkownik powinien chronić taki odnośnik przed dostępem osób nieuprawnionych. 8. DOKUMENTY, PODPISY I ZDJĘCIA W związku z realizacją najmu w systemie mogą być przechowywane w szczególności: - umowy najmu, - protokoły wydania pojazdu, - protokoły zwrotu pojazdu, - podpisy stron, - dokumentacja zdjęciowa pojazdu, - informacje dotyczące uszkodzeń, wyposażenia, stanu pojazdu i przebiegu jego wydania lub zwrotu. Dane te mogą być wykorzystywane w celu wykonania umowy, udokumentowania stanu pojazdu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. 9. ODBIORCY DANYCH Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Odbiorcami lub kategoriami odbiorców danych mogą być w szczególności: - dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej, - dostawcy usług poczty elektronicznej wykorzystywanych przez Administratora, - dostawcy usług informatycznych i serwisowych, - podmioty świadczące obsługę księgową lub podatkową, - kancelarie prawne, doradcy lub podmioty windykacyjne, - ubezpieczyciele, jeżeli przekazanie danych jest konieczne w związku ze zdarzeniem dotyczącym pojazdu, - podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności sądy, policja, prokuratura i właściwe organy administracji publicznej. Serwis VIP Car – Grupa SCN korzysta z infrastruktury hostingowej oraz poczty elektronicznej Hostinger. Administrator nie sprzedaje danych osobowych klientów. 10. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY W związku z korzystaniem z zewnętrznych usług hostingowych, pocztowych lub informatycznych dane osobowe mogą być w określonych przypadkach przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku przekazywania danych do państwa, wobec którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, transfer odbywa się na podstawie takiej decyzji. W pozostałych przypadkach przekazanie danych następuje wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń. Dostawca infrastruktury Hostinger przewiduje możliwość korzystania z podmiotów przetwarzających lub podwykonawców znajdujących się poza EOG i stosuje odpowiednie mechanizmy ochrony danych, w tym standardowe klauzule umowne. Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem: kontakt@scngroup.pl 11. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Dane osobowe przechowywane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. W szczególności: - dane związane z rezerwacją przechowywane są przez okres niezbędny do jej obsługi oraz późniejszego zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, - dane związane z umową najmu i dokumentacją wydania lub zwrotu pojazdu przechowywane są przez czas wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami, - dokumenty podatkowe i księgowe przechowywane są przez okres wymagany obowiązującymi przepisami, - dane konta użytkownika przechowywane są przez okres funkcjonowania konta, a po jego zamknięciu w zakresie wymaganym przez prawo lub potrzebnym do zabezpieczenia roszczeń, - korespondencja przechowywana jest przez okres niezbędny do obsługi sprawy i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, - logi techniczne i informacje związane z bezpieczeństwem przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemu i wyjaśnienia ewentualnych incydentów. Po ustaniu podstawy dalszego przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane. 12. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy – następujące prawa: - prawo dostępu do danych, - prawo otrzymania kopii danych, - prawo sprostowania danych, - prawo uzupełnienia niekompletnych danych, - prawo usunięcia danych, - prawo ograniczenia przetwarzania, - prawo przenoszenia danych, - prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, - prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@scngroup.pl Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne do zabezpieczenia danych przed udostępnieniem osobie nieuprawnionej. 13. PRAWO WNIESIENIA SKARGI Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 14. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych. Serwis może automatycznie wykonywać czynności techniczne, w szczególności: - sprawdzać dostępność pojazdu, - zapobiegać rezerwacji zajętego terminu, - generować numer rezerwacji, - aktualizować kalendarz dostępności, - generować dokumenty związane z rezerwacją lub najmem, - przesyłać wiadomości związane z rezerwacją i zmianą jej statusu, - wysyłać powiadomienia administracyjne. Czynności te służą obsłudze systemu i nie stanowią profilowania prowadzącego do podejmowania wobec klienta decyzji wywołujących skutki prawne. 15. WIADOMOŚCI E-MAIL Serwis może automatycznie przesyłać wiadomości związane z obsługą rezerwacji i najmu. Mogą to być w szczególności: - informacje dotyczące utworzenia rezerwacji, - informacje o statusie rezerwacji, - informacje dotyczące zmiany rezerwacji, - wiadomości dotyczące anulowania rezerwacji, - przypomnienia związane z realizacją najmu. Wiadomości te mają charakter organizacyjny i transakcyjny i są związane z obsługą usługi zamówionej przez klienta. Wysyłka wiadomości realizowana jest za pośrednictwem skonfigurowanej infrastruktury poczty elektronicznej. 16. PLIKI COOKIES I SESJA Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz inne mechanizmy techniczne niezbędne do jego prawidłowego działania. Są one wykorzystywane w szczególności do: - utrzymywania sesji użytkownika, - obsługi logowania, - zabezpieczania formularzy, - zachowania informacji koniecznych do przeprowadzenia procesu rezerwacji, - zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, - ochrony przed nadużyciami i nieuprawnionym dostępem. Cookies niezbędne do działania serwisu mogą być stosowane bez dodatkowej zgody użytkownika w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy. Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki serwis nie wykorzystuje cookies reklamowych ani narzędzi służących do profilowania użytkowników do celów reklamowych. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone dodatkowe narzędzia analityczne, reklamowe lub marketingowe wymagające zgody użytkownika, odpowiedni mechanizm zgody zostanie wdrożony przed rozpoczęciem ich stosowania, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana. 17. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie danych osobowych przed: - nieuprawnionym dostępem, - przypadkową utratą, - zmianą, - zniszczeniem, - ujawnieniem osobom nieuprawnionym. Serwis wykorzystuje szyfrowane połączenie HTTPS. Dostęp do funkcji administracyjnych jest ograniczony do osób upoważnionych. Hasła użytkowników nie są przechowywane w postaci jawnej. System może rejestrować zdarzenia administracyjne oraz techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa i możliwości wyjaśnienia ewentualnych nieprawidłowości. 18. DANE PRZEKAZYWANE W POLACH TEKSTOWYCH Użytkownik powinien przekazywać za pośrednictwem formularzy wyłącznie informacje niezbędne do obsługi rezerwacji lub realizacji najmu. Nie należy umieszczać w polach „Uwagi”, „Informacje dodatkowe” ani podobnych polach danych szczególnych kategorii ani danych osobowych osób trzecich, jeżeli nie jest to konieczne. 19. LINKI DO ZEWNĘTRZNYCH SERWISÓW Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych lub serwisów społecznościowych. Po przejściu do zewnętrznego serwisu przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami ustalonymi przez jego operatora. Administrator VIP Car – Grupa SCN nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależne serwisy zewnętrzne. 20. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku: - zmiany funkcjonalności serwisu, - uruchomienia nowych usług, - zmiany sposobu przetwarzania danych, - zmiany wykorzystywanych dostawców usług, - zmiany obowiązujących przepisów prawa. Aktualna treść Polityki prywatności będzie dostępna w serwisie VIP Car – Grupa SCN. W przypadku istotnych zmian Administrator może dodatkowo poinformować użytkowników w odpowiedni sposób. 21. KONTAKT W sprawach związanych z ochroną prywatności i przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem: VIP Car – Grupa SCN SUDECKIE CENTRUM NIERUCHOMOŚCI PRZEMYSŁAW BIERNACKI ul. Kłodzka 57/2 57-360 Ołdrzychowice Kłodzkie NIP: 8831831110 REGON: 389728674 e-mail: kontakt@scngroup.pl telefon: 665 555 177